POLITYKA PRYWATNOŚCI EASY RENT

1. Administratorem danych osobowych opisanych w tej Polityce jest Simply Media Kamil Kostka, ul. Lotnicza 69/7, 47-400 Racibórz, NIP 6392025652, REGON 522200210, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: „Easy Rent”, „my”).

2. W sprawach danych osobowych napisz na adres kontakt@easy-rent.pl albo listownie na adres podany wyżej.

3. Polityka dotyczy strony https://easy-rent.pl, aplikacji internetowej Easy Rent dla wypożyczalni, działającej w domenie easy-rent.pl (dalej: „Panel”) oraz modułów rezerwacyjnych osadzanych przez wypożyczalnie na ich stronach (dalej łącznie: „Serwis”).

4. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w tej Polityce, mają znaczenie nadane im w Umowie serwisu Easy Rent.

1. Jesteśmy administratorem danych:

• osób odwiedzających stronę easy-rent.pl i korzystających z formularzy kontaktowych;
• osób zakładających Konto i korzystających z Panelu (właścicieli i pracowników wypożyczalni) — w zakresie potrzebnym do prowadzenia Konta, zapewnienia bezpieczeństwa, wsparcia i rozliczeń;
• osób kontaktujących się z nami w innych sprawach.

2. Przetwarzamy dane w imieniu wypożyczalni (jako podmiot przetwarzający, art. 28 RODO) — dotyczy to danych klientów wypożyczalni: najemców, kierowców, osób wysyłających zapytania przez moduły rezerwacyjne, pocztę e-mail lub WhatsApp, a także treści tej korespondencji. Administratorem tych danych jest wypożyczalnia, która korzysta z Serwisu. To ona decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu i jak długo je przechowuje, i to ona udziela informacji o ich przetwarzaniu. Przetwarzamy je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępnej pod adresem https://easy-rent.pl/umowa-powierzenia.

3. Jeżeli jesteś klientem wypożyczalni i chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z wypożyczalnią. Jeżeli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie wypożyczalni bez zbędnej zwłoki.

1. Dane techniczne połączenia — adres IP, rodzaj przeglądarki i urządzenia, data i godzina żądania, adres odwiedzanej podstrony. Cel: wyświetlenie strony, zapewnienie jej bezpieczeństwa i wykrywanie nadużyć. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: w dziennikach serwera, nie dłużej niż 90 dni.

2. Statystyka odwiedzin (Google Analytics) — identyfikatory internetowe i informacje o sposobie korzystania ze strony. Cel: pomiar ruchu i ulepszanie strony. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej). Okres: do wycofania zgody, nie dłużej niż 14 miesięcy.

3. Formularz kontaktowy i zapis na prezentację — imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nazwa wypożyczalni, liczba samochodów, preferowana forma kontaktu. Cel: odpowiedź na zapytanie, umówienie prezentacji i przedstawienie oferty. Podstawa: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a jeżeli działasz w imieniu firmy — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiedzi na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do zakończenia rozmów, a następnie nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu lub do wniesienia sprzeciwu.

1. Dane Konta i użytkowników Panelu — adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, rola i uprawnienia w zespole, przypisanie do oddziału, hasło (przechowujemy wyłącznie w postaci uniemożliwiającej jego odczytanie; nie znamy Twojego hasła). Cel: założenie i prowadzenie Konta, umożliwienie logowania i zarządzania zespołem, świadczenie usług zgodnie z Umową serwisu. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — wobec osoby, która zawiera Umowę; wobec pracowników i współpracowników wypożyczalni — nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu wypożyczalni dostępu do Serwisu dla jej zespołu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: przez czas istnienia Konta, a następnie do upływu terminów opisanych w pkt 3.4.

2. Dane firmy — nazwa, NIP, REGON, adres. Część tych danych możemy na Twoje żądanie pobrać z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. Cel i podstawa jak w pkt 1, a w zakresie rozliczeń — jak w pkt 3.3.

3. Dane o aktywności i bezpieczeństwie — historia logowań, dziennik działań w Panelu, dane techniczne sesji. Cel: bezpieczeństwo Konta i Serwisu, wykrywanie nadużyć, wyjaśnianie zgłoszeń. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: przez czas istnienia Konta, a następnie do upływu terminów opisanych w pkt 3.4.

4. Analityka Panelu i raporty błędów (PostHog) — zdarzenia opisujące korzystanie z funkcji Panelu, informacje o błędach aplikacji oraz nagrania przebiegu sesji, w których treść pól i tekstów jest zamaskowana. Cel: wykrywanie i naprawa błędów, rozwój Serwisu. Podstawa: Twoja zgoda na zapisywanie i odczyt informacji w urządzeniu (art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu i rozwoju Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: nagrania sesji — nie dłużej niż 30 dni, pozostałe dane — nie dłużej niż 2 lata od ich zebrania.

5. Wsparcie techniczne — treść zgłoszeń i korespondencji z nami (e-mail, telefon, formularz). Cel: obsługa zgłoszeń i reklamacji. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: 3 lata od zakończenia sprawy albo do przedawnienia roszczeń, jeżeli jest dłuższe.

6. Wiadomości o Serwisie — informacje o działaniu Konta, końcu okresu próbnego, płatnościach, zmianach dokumentów i bezpieczeństwie. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nie są to informacje handlowe.

7. Informacje handlowe (marketing) — wysyłamy je drogą elektroniczną lub telefoniczną wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to odrębną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, np. odpowiadając na wiadomość albo pisząc na kontakt@easy-rent.pl.

1. Dane do rozliczeń — dane firmy, adres e-mail do faktur, historia abonamentu, płatności i faktur. Cel: pobieranie opłat, wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres: przez okres wymagany tymi przepisami — co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

2. Płatności kartą obsługuje operator płatności Stripe. Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy pełnych numerów kart płatniczych. W zakresie przetwarzania płatności, zapobiegania oszustwom i obowiązków prawnych Stripe działa jako odrębny administrator danych na zasadach własnej polityki prywatności.

3. Faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur są w nim przechowywane przez okres określony w przepisach o podatku od towarów i usług.

1. Dane z pkt 3.1–3.3 możemy przetwarzać także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

2. Dane możemy przetwarzać także w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w tym rozpatrzenia Twoich żądań dotyczących danych osobowych i udokumentowania ich realizacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przez czas wynikający z tych obowiązków.

1. Serwis zawiera funkcje wykorzystujące modele sztucznej inteligencji (Asystent). Pomagają one pracownikom wypożyczalni: porządkują przychodzące wiadomości, przygotowują propozycje odpowiedzi i streszczenia, odczytują dane z korespondencji na polecenie użytkownika, redagują tekst oraz zamieniają polecenia głosowe użytkowników Panelu na tekst.

2. Propozycje przygotowane przez Asystenta nie są wysyłane automatycznie. Każdą wiadomość do klienta wypożyczalni czyta, w razie potrzeby poprawia i wysyła pracownik wypożyczalni. Asystent nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na daną osobę (art. 22 RODO).

3. Porządkowanie wiadomości polega na ocenie ich treści (np. czy wiadomość jest zapytaniem o rezerwację), a nie na ocenie cech lub zachowań osoby. Nie profilujemy użytkowników ani klientów wypożyczalni.

4. Treść korespondencji i dane potrzebne do wykonania danej funkcji przekazujemy dostawcy modelu AI — Anthropic, PBC (USA). Nagrania poleceń głosowych przekazujemy do zamiany na tekst dostawcy OpenAI Ireland Limited (Irlandia) i nie przechowujemy ich po zamianie. Przekazujemy tylko dane niezbędne dla danej funkcji. Dostawcy ci, zgodnie ze swoimi warunkami handlowymi, nie wykorzystują przekazanych danych do trenowania swoich modeli.

5. Funkcje AI oznaczamy w Panelu, a treści przez nie przygotowane są wyświetlane jako propozycje do sprawdzenia. W Panelu zawsze wiesz, że rozmawiasz z Asystentem, a nie z człowiekiem.

6. Jeżeli wypożyczalnia korzysta z tych funkcji wobec danych swoich klientów, przetwarzamy te dane w jej imieniu (pkt 2 ust. 2).

1. Serwis zapisuje informacje w Twoim urządzeniu i odczytuje je (pliki cookies, pamięć przeglądarki — localStorage). Robimy to na zasadach art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Niezbędne — bez nich Serwis nie działa: utrzymanie zalogowania i sesji w Panelu, zabezpieczenia oraz zapamiętanie ustawień, które sam wybierasz w Panelu (np. język, motyw kolorystyczny, wybrany oddział, zamknięte komunikaty). Nie wymagają zgody.

3. Analityczne — Google Analytics na stronie easy-rent.pl oraz PostHog w Panelu (pkt 3.1 ust. 2 i pkt 3.2 ust. 4). Używamy ich wyłącznie po wyrażeniu zgody.

4. Płatności — na stronach płatności operator Stripe może zapisywać własne pliki cookies służące bezpieczeństwu płatności i zapobieganiu oszustwom.

5. Nie używamy plików cookies reklamowych ani nie śledzimy Cię w celach reklamowych na innych stronach.

6. Moduły rezerwacyjne osadzane przez wypożyczalnie na ich stronach nie zapisują w urządzeniu odwiedzającego własnych plików cookies ani danych w pamięci przeglądarki. Strona płatności za rezerwację korzysta z usług Stripe, który może zapisywać pliki cookies opisane w ust. 4.

7. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić albo wycofać w ustawieniach plików cookies dostępnych w stopce strony i w Panelu. Możesz też usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki; usunięcie plików niezbędnych wyloguje Cię z Panelu.

8. Zgody na stronie easy-rent.pl zbieramy za pomocą narzędzia Cookiebot, dostarczanego przez Usercentrics A/S (Dania). Twój wybór zapisujemy w pliku cookie niezbędnym do jego zapamiętania, a dowód udzielenia lub odmowy zgody (pseudonimowy identyfikator, data i zakres zgody) przechowuje dostawca tego narzędzia. Podstawa: obowiązek wykazania udzielenia zgody (art. 7 ust. 1 w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres: przez czas ważności zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy; po tym czasie zapytamy ponownie.

1. Korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające) i tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia usług:

• hosting aplikacji i baza danych: Railway Corporation, Supabase, Inc.;
• hosting strony easy-rent.pl i obsługa jej formularzy: Vercel Inc.;
• poczta e-mail: Plus Five Five, Inc. — dostawca usługi Resend (wysyłka i odbiór wiadomości Serwisu), Google (Google Workspace — nasza poczta i dokumenty, w tym korespondencja wsparcia);
• wiadomości SMS: Twilio Ireland Limited;
• funkcje AI: Anthropic, PBC, OpenAI Ireland Limited;
• analityka: PostHog Inc. (Panel), Google Ireland Limited (Google Analytics na stronie easy-rent.pl);
• zarządzanie zgodami na pliki cookies: Usercentrics A/S (Cookiebot);
• podmioty świadczące nam usługi księgowe, podatkowe i prawne.

2. Aktualna lista dostawców przetwarzających dane klientów wypożyczalni w naszym imieniu, z miejscem przetwarzania, jest dostępna pod adresem https://easy-rent.pl/podmioty-przetwarzajace.

3. Dane mogą otrzymać także podmioty działające jako odrębni administratorzy: operator płatności Stripe (płatności abonamentu), Szef Krajowej Administracji Skarbowej (Krajowy System e-Faktur), a także organy publiczne i sądy — wyłącznie wtedy, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

4. Jeżeli wypożyczalnia podłączy do Serwisu usługi, z których korzysta na podstawie własnej umowy (np. WhatsApp Business dostarczany przez Meta, konto płatności Stripe wypożyczalni, system GPS), dane są wymieniane z tymi usługami na polecenie wypożyczalni. Ich dostawcy działają na podstawie umów z wypożyczalnią.

5. Nie sprzedajemy danych osobowych.

1. Panel, baza danych i pliki Serwisu są utrzymywane na serwerach w Unii Europejskiej. Stronę easy-rent.pl udostępnia sieć serwerów Vercel Inc.: jej funkcje serwerowe, w tym obsługa formularzy, działają w Unii Europejskiej, a pliki strony są dostarczane z serwera sieci położonego najbliżej odwiedzającego. Niektórzy dostawcy (w szczególności dostawcy modeli AI oraz dostawcy z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, których personel może mieć dostęp do danych) przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. Dane przekazujemy poza EOG wyłącznie przy zachowaniu warunków rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) — dla podmiotów w Stanach Zjednoczonych certyfikowanych w programie EU–US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795);
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914).

3. Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@easy-rent.pl.

1. Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 ust. 1 RODO), a wobec marketingu bezpośredniego — w każdym czasie i bez uzasadnienia (art. 21 ust. 2 RODO);
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

2. Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@easy-rent.pl lub listownie na adres z pkt 1. Część danych możesz poprawić samodzielnie w Panelu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

3. Nie usuniemy danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów prawa (np. dokumentacji podatkowej), ani danych potrzebnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu, w którym ten obowiązek lub potrzeba ustanie.

4. Jak usunąć dane i odłączyć kanały komunikacji podłączone do Panelu, opisujemy na stronie https://easy-rent.pl/usuwanie-danych.

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych w formularzach jako wymagane nie założysz Konta, nie zawrzesz Umowy ani nie otrzymasz odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych do rozliczeń jest wymagane przepisami podatkowymi, jeżeli zawierasz płatną umowę.

2. Zgoda na analitykę i marketing jest dobrowolna; brak zgody nie ogranicza korzystania z Serwisu.

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu, szyfrowanie wybranych kategorii danych i kopie zapasowe. Szczegółów zabezpieczeń nie publikujemy, aby ich nie osłabiać.

2. Nigdy nie prosimy o podanie hasła e-mailem, telefonicznie ani w komunikatorze. Jeżeli otrzymasz taką prośbę w naszym imieniu, nie odpowiadaj na nią i napisz do nas.

1. Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, dostawcy lub funkcje Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie https://easy-rent.pl/polityka-prywatnosci, z datą obowiązywania.

2. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników Panelu e-mailem lub komunikatem w Panelu przed ich wejściem w życie.