Easy Rent

USUWANIE DANYCH / DELETING YOUR DATA

Wersja z dnia 19 września 2026 r.

Deleting your data (English)

Easy Rent — car rental management software by Simply Media Kamil Kostka, ul. Lotnicza 69/7, 47-400 Racibórz, Poland · NIP 6392025652

Easy Rent is software used by car rental companies to manage their fleet, bookings and customer correspondence. This page explains what data we hold and how to have it deleted.

What data we hold

For a rental company using Easy Rent:

  • account and contact details of the people who use the panel;
  • the rental company's own business data — fleet, bookings, invoices, customers;
  • correspondence handled in the Easy Rent inbox.

Data from the WhatsApp Business integration

If the rental company connected its own WhatsApp Business account, we additionally hold:

  • the phone number ID and WhatsApp Business Account (WABA) ID issued by Meta;
  • the display phone number and the verified sender name;
  • the access token and the two-step verification PIN — both stored encrypted;
  • the content of messages exchanged with customers and the customers' phone numbers.

The WhatsApp account belongs to the rental company, not to Easy Rent. Message content is processed on the rental company's documented instructions, under a data processing agreement (https://easy-rent.pl/umowa-powierzenia).

Message content is analysed by an AI service provider (Anthropic) to suggest replies and summaries. Rental company staff always review and send every reply; no message is sent automatically. Our service providers are listed at https://easy-rent.pl/podmioty-przetwarzajace.

How to have your data deleted

1. Disconnect the WhatsApp channel. In the Easy Rent panel go to Settings → Inbox → WhatsApp and choose Disconnect WhatsApp. This immediately revokes our access to the WhatsApp Business account. This does not delete the conversation history held by Meta on your WhatsApp Business account — that history belongs to your account and is governed by Meta's own terms.

2. Request deletion of your data. Write to kontakt@easy-rent.pl from the address associated with your account, or by post to the address at the top of this page. State what you want deleted. We act on the request, except for the data listed below that the law requires us to keep. We answer without undue delay and no later than one month from the request (Article 12(3) GDPR).

In the panel itself, an owner can remove a team member in Settings → Team. That ends the person's access to the panel; it does not delete the rental company's data.

If you are a customer of a rental company

If you contacted a rental company that uses Easy Rent (for example on WhatsApp), the rental company decides about your data. Ask the rental company to delete it. If you write to us instead, we will pass your request on to the rental company without undue delay.

What we may have to keep

Some data cannot be deleted on request, because the law requires us to keep it — in particular accounting and tax records, and data needed to establish, exercise or defend legal claims. This is set out in our privacy policy (https://easy-rent.pl/polityka-prywatnosci), which also describes all your other rights under the GDPR, including the right to lodge a complaint with the Polish supervisory authority (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Usuwanie danych (wersja polska)

Easy Rent to oprogramowanie dla wypożyczalni samochodów. Poniżej opisujemy, jakie dane przechowujemy i jak doprowadzić do ich usunięcia.

Jakie dane przechowujemy

  • dane kont i dane kontaktowe osób korzystających z panelu;
  • dane wypożyczalni — flota, rezerwacje, faktury, klienci;
  • korespondencję obsługiwaną w Skrzynce Easy Rent.

Przy podłączonym kanale WhatsApp dodatkowo: identyfikatory numeru i konta WABA nadane przez Metę, numer wyświetlany i zweryfikowaną nazwę nadawcy, token dostępu oraz PIN weryfikacji dwuetapowej (oba zaszyfrowane), a także treść wiadomości wymienianych z klientami i ich numery telefonu. Konto WhatsApp należy do wypożyczalni, nie do Easy Rent. Treść korespondencji przetwarzamy na udokumentowane polecenie wypożyczalni, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (https://easy-rent.pl/umowa-powierzenia).

Treść wiadomości analizuje dostawca usług AI (Anthropic), aby zaproponować odpowiedzi i streszczenia. Każdą odpowiedź czyta i wysyła pracownik wypożyczalni; żadna wiadomość nie wychodzi automatycznie. Listę naszych dostawców znajdziesz na stronie https://easy-rent.pl/podmioty-przetwarzajace.

Jak usunąć dane

Odłączenie kanału WhatsApp: w panelu Ustawienia → Skrzynka → WhatsApp wybierz Odłącz WhatsApp. Odbiera to nam dostęp do konta natychmiast. Nie usuwa historii rozmów po stronie Mety — ta należy do konta wypożyczalni.

Żądanie usunięcia danych: napisz na kontakt@easy-rent.pl z adresu powiązanego z kontem albo listownie na adres podany na górze strony. Napisz, czego żądanie dotyczy. Działamy na nie, poza danymi wymienionymi niżej, które musimy zachować z mocy przepisów. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).

W samym panelu właściciel może usunąć członka zespołu (Ustawienia → Zespół). Kończy to dostęp tej osoby do panelu; nie usuwa danych wypożyczalni.

Jeśli jesteś klientem wypożyczalni

Jeżeli Twoja wiadomość trafiła do wypożyczalni korzystającej z Easy Rent (np. przez WhatsApp), o Twoich danych decyduje wypożyczalnia. Poproś ją o ich usunięcie. Jeżeli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie wypożyczalni bez zbędnej zwłoki.

Czego możemy nie usunąć

Części danych nie da się usunąć na żądanie, bo wymagają tego przepisy — w szczególności obowiązki podatkowe i rachunkowe oraz dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Opisuje to Polityka prywatności (https://easy-rent.pl/polityka-prywatnosci), w której znajdziesz też pozostałe przysługujące Ci prawa i informację o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.